Pravila študijske sobe
KAZALO
Dostop do študijske sobe
Dostop do študijske sobe in raziskovanje sta prosta in brezplačna. Državni arhiv v Gorici lahko obiskujejo znanstveniki in raziskovalci, starejši od 18 let.
Dostop do gradiva je dovoljen tudi mlajšim dijakom, vendar le v spremstvu odrasle osebe.
Za vstop v študijsko sobo je potrebno:
- predložiti veljaven osebni dokument, katerega podatke bo osebje prepisalo;
- berljivo podpisati dnevni seznam navzočih;
- izpolniti vpisni obrazec, za študijske ali administrativne namene, v katerega vpišete svoje osebne podatke, temo in namen raziskave;
- izjaviti, da ste seznanjeni z naslednjimi določbami:
- Evropska uredba o varstvu osebnih podatkov, Uredbe EU-GDPR 2016/679; Italijanski zakonik o varstvu osebnih podatkov, Zakonski odlok št. 196/2003, spremenjen z Zakonskim odlokom 101/2018;
- Pravila deontologije za obdelavo za namene arhiviranja v javnem interesu ali za namene zgodovinske raziskave, Uradni list št. 12/2019;
- Zakonik o kulturni dediščini in krajini, Zakonski odlok št. 42/2004, čl. 122–127 (poglavje III naslova II) o dostopnosti arhivskih dokumentov in varstvu zaupnosti;
- Zakonik kulturne dediščine in krajine, Zakonski odlok št. 42/2004, člen 108, odstavki 3 in 3-bis Zakonskega odloka št. 42 z dne 22. januarja 2004, spremenjen s členom 1, odstavkom 171, točkama a) in b), št. 1) in 2) Zakona št. 124 z dne 4. avgusta 2017 o novih predpisih o reprodukciji kulturne dediščine, ki jo opravljajo zasebniki z lastnimi sredstvi.
S podpisom vloge za sprejem uporabnik soglaša z računalniško obdelavo svojih osebnih podatkov. Državni arhiv v Gorici obdeluje osebne podatke uporabnikov, ki zaprosijo za dostop do študijske sobe, v skladu z določbami Zakonskega odloka št. 196/2003, spremenjenega z Zakonskim odlokom št. 101/2018. Obdelava, ki se izvaja z ali brez pomoči elektronskih sredstev, se izvaja izključno za namene, povezane z izvajanjem predpisov, ki urejajo odnose med arhivom in uporabniki. Ti podatki se ne bodo razširjali. Za obdelavo podatkov je odgovoren direktor Državnega arhiva, ki sodeluje z osebjem, zadolženim za sprejem javnosti. Posredovanje osebnih podatkov je obvezno. Zavrnitev pomeni izključitev iz storitev študijske sobe. V zvezi z obdelavo osebnih podatkov ima zainteresirana oseba pravice iz člena 2 Zakonskega odloka št. 101/2018.
Vloga za sprejem v študijsko sobo je predmet odobritve direktorja. Odobritev velja za koledarsko leto.
Za vsako novo raziskavo je treba vložiti novo prošnjo za sprejem.
Poleg tega je treba osebju, ki je zadolženo za to, sporočiti morebitno začasno zapustitev arhiva.
Študijska soba ima 6 delovnih mest s 6 električnimi vtičnicami za prenosne računalnike. Če so vsa mesta zasedena, bodo uporabniki obveščeni z obvestilom na vhodu v sobo; v tem primeru dostop ne bo dovoljen.
V študijski sobi je dovoljena uporaba osebnih računalnikov, tabličnih računalnikov, iPadov in podobnih naprav za vnos podatkov. Dovoljena je uporaba listov ali zvezkov.
Osebne stvari je treba odložiti v posebnih omaricah na vhodu. Državni arhiv Gorica ne prevzema nobene odgovornosti v zvezi s tem.
V študijsko sobo je prepovedano vnašati torbe, mape, zaboje ali prtljago kakršne koli vrste, torbe za računalnike, dežnike, plašče, hrano in pijačo. Prepovedana je uporaba telefona in vedenje, ki lahko moti druge uporabnike.
Prepovedano je, da eno delovno mesto zasedata dve ali več oseb, razen če to odobri osebje dvorane.
Da bi v študijski dvorani zagotovili čim večjo tišino, ni dovoljeno ravnanje, ki bi lahko motilo druge uporabnike.
Ni dovoljeno spreminjati vrstnega reda dokumentov in map, ne glede na njihovo stanje, niti označevati ali številčiti listov in knjig. Če je gradivo v neredu, prosimo, da o tem obvestite osebje študijske dvorane.
Prepovedano je kakršno koli poškodovanje dokumentacije in bibliografskega gradiva, kot seveda tudi kraja in uničenje materiala.
V prostorih, ki so namenjeni uporabnikom, deluje video nadzor.
Uporabniki, ki ne upoštevajo predpisanih pravil, bodo po opozorilu lahko odvrnjeni iz študijske sobe, v hujših primerih pa bodo lahko začasno ali trajno izključeni iz študijskih sob vseh arhivov, poleg tega pa bodo prijavljeni sodnim organom za povrnitev škode in morebitne kazenske sankcije.
Pomoč v študijski sobi
Osebje, opremljeno z identifikacijsko kartico, zagotavlja pomoč in usmerjanje uporabnikom med celotnim delovnim časom študijske sobe. Uporabnikom nudi svetovanje in navodila o načinu uporabe raziskovalnih orodij.
Za iskanje dokumentacije in bibliografskega gradiva so na voljo inventarji, seznami, imeniki in bibliografske kartoteke, ki jih morajo uporabniki po uporabi vrniti na svoje mesto.
Pomembna pomoč pri raziskovanju so tudi izdaje virov, vodniki državnih arhivov in splošni vodnik italijanskih državnih arhivov, arhivske publikacije in strokovne revije, ki so na voljo v knjižnici Arhiva.
Na voljo je tudi delovno mesto za pregledovanje digitaliziranih zbirk in raziskovalnih orodij, objavljenih na spletni strani Arhiva in v informacijskem sistemu državnih arhivov (SIAS).
Knjižnica Arhiva
Bibliografsko gradivo je na voljo za pregledovanje le v študijski sobi, saj izposoja ni mogoča.
Storitev knjižnic Državnega arhiva je urejena s Kraljevim odlokom št. 1163/1911 in smernicami, določenimi v Okrožnici Ministrstva za kulturno dediščino in dejavnosti št. 249 z dne 26. novembra 1997 (Pravilnik knjižnic arhivskih ustanov).
Zahteva in vpogled v dokumentacijo in bibliografsko gradivo
Ko je arhivska ali bibliografska lokacija določena, je treba zahtevo za vpogled v gradivo predložiti osebju študijske sobe.
Gradivo se izda takoj po vložitvi zahteve, dostava pa poteka v skladu z obiskom uporabnikov in razpoložljivostjo delovnih enot.
Izposoja je mogoča od odprtja študijske sobe do 30 minut pred njenim zaprtjem.
Število kosov, zahtevanih za pregledovanje ali reprodukcijo, je lahko omejeno zaradi nepredvidljivih okoliščin.
Dovoljeno je pregledovati le po en dokument. Za hkratno pregledovanje dopolnilnih dokumentov (npr. imenikov in aktov) je potrebno soglasje osebja študijske sobe.
Pregledovanje dokumentov je strogo osebno in izmenjava dokumentov brez dovoljenja osebja študijske sobe ni dovoljena.
Dostopnost dokumentov
Dostopnost arhivskih dokumentov je urejena v členih 122–127 Zakonskega odloka št. 42/2004, Zakonik kulturne dediščine in krajine, v skladu s katerim:
Dokumenti, ki so shranjeni v državnih arhivih, so prosto dostopni, razen:
- tistih, ki so zaupni zaradi notranje in zunanje politike in postanejo dostopni 50 let po datumu nastanka;
- tistih, ki vsebujejo osebne podatke, ki lahko razkrivajo rasno in etnično poreklo, verska, filozofska ali druga prepričanja, politična mnenja, članstvo v strankah, sindikatih, združenjih ali organizacijah verske, filozofske, politične ali sindikalne narave (občutljivi podatki), ki postanejo dostopni 40 let po datumu nastanka;
- tistih, ki vsebujejo osebne podatke, ki lahko razkrivajo zdravstveno stanje, spolno življenje in zaupne družinske odnose (zelo občutljivi podatki), ki postanejo dostopni 70 let po datumu nastanka;
- tistih, ki se nanašajo na kazenske ukrepe, izrecno navedene v zakonodaji o obdelavi osebnih podatkov, ki postanejo dostopni 40 let po datumu nastanka;
- tistih, ki so bili vneseni v skladu s členom 41, odstavkom 2 Zakonika, do izteka rokov, navedenih v odstavku 1 istega člena.
Minister za notranje zadeve lahko po mnenju direktorja pristojnega državnega arhiva in po posvetovanju s komisijo za zadeve v zvezi z dostopnostjo zaupnih arhivskih dokumentov, ustanovljeno pri Ministrstvu za notranje zadeve, odobri dostop do zaupnih dokumentov, ki se hranijo v državnih arhivih, za zgodovinske namene tudi pred iztekom navedenih rokov. Dovoljenje se izda pod enakimi pogoji vsakemu prosilcu.
Dokumenti, za katere je dovoljen vpogled, ohranijo svoj zaupni značaj in jih drugi subjekti ne smejo nadalje uporabljati brez ustreznega dovoljenja.
Te določbe veljajo tudi za arhive in dokumente v zasebni lasti, ki so deponirani v državnih arhivih, ali za arhive, ki so bili podarjeni, prodani, zapuščeni v dediščino ali zapuščino. Deponenti in tisti, ki darujejo, prodajo, zapustijo v dediščino ali zapuščino dokumente, lahko tudi določijo pogoj, da se vsi ali del dokumentov iz zadnjih sedemdesetih let ne smejo pregledovati. Ta omejitev ne velja za deponente, darovalce, prodajalce in katere koli druge osebe, ki jih ti imenujejo.
Vlogo je treba vložiti na navadnem papirju pri lokalni prefekturi prek Državnega arhiva.
V vlogi je treba navesti osebne podatke prosilca, podatke iz osebnega dokumenta, izobrazbo, poklicno kvalifikacijo, predmet raziskave, namen raziskave, arhivske signature in arhivske enote, ki jih želite pregledati, ter morebitne dodatne podatke, ki lahko omogočijo izdajo dovoljenja za namene raziskave (raziskovalni projekt).
Za informacije o reprodukcijah in morebitni objavi glejte posebno stran.
