Regolamento di Sala di studio
INDICE
Ammissione in Sala di studio
L’accesso alla Sala di studio e la ricerca sono liberi e gratuiti. Sono ammessi a frequentare l’Archivio di Stato di Gorizia studiosi e ricercatori che abbiano compiuto il diciottesimo anno d’età.
L’accesso alla consultazione è consentito anche agli studenti di età inferiore solo se accompagnati da un adulto.
Per l’ammissione in Sala di studio è necessario:
- esibire un documento di identità valido, i cui estremi saranno trascritti a cura del personale;
- apporre la propria firma, in forma leggibile, sul registro delle presenze giornaliere;
- compilare la domanda di ammissione su apposito modulo, o per uso studio o per uso amministrativo, indicando le proprie generalità, l’argomento e le finalità della ricerca;
- dichiarare di essere a conoscenza di quanto disposto da:
- Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali, Regolamento UE-GDPR 2016/679;
- Codice italiano in materia di protezione dei dati personali, D. Lgs. n. 196/2003, modificato dal D. Lgs. 101/2018;
- Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, Gazzetta Ufficiale n. 12/2019;
- Codice dei Beni culturali e del paesaggio, D. Lgs. n. 42/2004, artt. 122-127 (Capo III del Titolo II) su Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza;
- Codice dei Beni culturali e del paesaggio, D. Lgs. n. 42/2004, art. 108, commi 3 e 3-bis del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, come modificati dall’art. 1, comma 171, lettera a) e lettera b), nn. 1) e 2), della L. 4 agosto 2017, n. 124 riguardante la nuova disciplina sulla riproduzione di beni culturali effettuata da parte dei privati con mezzi propri.
Sottoscrivendo la domanda di ammissione l’utente acconsente al trattamento informatico dei propri dati personali. L’Archivio di Stato di Gorizia, con le modalità previste dal D. Lgs. n. 196/2003, modificato dal D. Lgs. n. 101/2018, effettua il trattamento dei dati personali degli studiosi che fanno domanda di accesso alla Sala di studio. Il trattamento, svolto con o senza l’ausilio dei mezzi elettronici, è effettuato per i soli fini connessi all’esercizio della disciplina che regola i rapporti tra Archivio e utenti. Non si farà luogo a diffusione alcuna di tali dati. Responsabile del trattamento è lo stesso direttore dell’Archivio di Stato, che si avvale della collaborazione del personale addetto all’accoglienza del pubblico. Il conferimento dei dati personali ha natura obbligatoria. Il rifiuto comporta l’esclusione dai servizi di sala. In relazione al trattamento dei dati personali, l’interessato ha i diritti di cui all’art. 2 del D. Lgs. n. 101/2018.
La domanda di ammissione alla Sala di studio è sottoposta ad autorizzazione del direttore. L’autorizzazione è valida per l’anno solare.
Ogni nuova ricerca richiede una nuova domanda di ammissione.
È inoltre necessario segnalare al personale incaricato l’eventuale momentanea uscita dall’istituto.
La capacità ricettiva della Sala di studio è di 6 postazioni, con 6 prese elettriche per PC portatili. Nel caso in cui tutti i posti siano occupati, l’utenza verrà informata tramite un avviso posto all’ingresso della sala; in tale caso l’accesso non sarà consentito.
In Sala di studio è ammesso l’uso di personal computer, tablet, i-pad e similari per l’inserimento dati. È consentito l’utilizzo di fogli o quaderni.
Gli effetti personali devono essere depositati all’ingresso negli appositi armadietti. L’Archivio di Stato di Gorizia declina ogni responsabilità in merito.
È vietato introdurre in Sala di studio borse, cartelle e altri contenitori o bagagli di qualsiasi genere, custodie dei computer, ombrelli, cappotti, cibi e bevande. Non sono ammesse le comunicazioni telefoniche né comportamenti che possano arrecare disturbo agli altri utenti.
È vietato occupare un’unica postazione in due o più persone, salvo autorizzazione del personale di sala.
Per garantire in Sala di studio il massimo silenzio, non sono ammessi comportamenti che possano arrecare disturbo agli altri utenti.
Non è consentito scompaginare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino, né apporre segni o numerazioni sulle carte e sui libri. Nel caso in cui il materiale si presenti in disordine, si invita ad avvertire il personale di Sala di studio.
È vietato qualsiasi danneggiamento del materiale documentario e bibliografico, nonché, a maggior ragione, la sottrazione e la mutilazione dello stesso.
Negli ambienti frequentati dagli utenti è in funzione un impianto di videosorveglianza.
Gli utenti che non ottempereranno alle regole prescritte, dopo essere stati diffidati, potranno essere allontanati dalla Sala di studio e, nei casi più gravi, potranno essere esclusi, temporaneamente o definitivamente, dalle sale di studio di tutti gli archivi, oltre che denunciati all’autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali.
Assistenza in Sala di studio
Il personale, munito di cartellino identificativo, assicura il servizio di prima assistenza e orientamento agli studiosi durante l’intero orario di Sala di studio. Fornisce agli studiosi consulenza e indicazioni sulle modalità di consultazione degli strumenti di ricerca.
Per l’individuazione del materiale documentario e bibliografico da consultare, sono a disposizione del pubblico inventari, elenchi, rubriche, schedari bibliografici che, dopo l’uso, dovranno essere ricollocati al loro posto a opera degli studiosi.
Valido sussidio alla ricerca di studio, sono anche le edizioni di fonti, le Guide degli Archivi di Stato e la Guida generale degli Archivi di Stato italiani, le pubblicazioni archivistiche e le riviste specialistiche possedute dalla biblioteca dell’Istituto.
È disponibile inoltre una postazione per la consultazione dei fondi digitalizzati e degli strumenti di ricerca pubblicati sul sito web dell’Istituto e nel Sistema informativo degli Archivi di Stato (SIAS).
Biblioteca d'Istituto
Il materiale bibliografico è consultabile solo in Sala di studio, non essendo previsto il prestito.
Il servizio delle biblioteche degli Archivi di Stato è regolato dal R. D. n. 1163/1911 e dalle Linee-guida stabilite dalla Circolare del Ministero per i beni e le attività culturali n. 249 del 26 novembre 1997 (Regolamento delle biblioteche degli Istituti archivistici).
Richiesta e consultazione del materiale documentario e bibliografico
Individuata la collocazione archivistica o bibliografica, la richiesta del materiale da consultare va presentata al personale di Sala di studio.
I pezzi sono prelevati contestualmente alla richiesta e la consegna avviene in tempi compatibili con l’affluenza degli utenti e con le unità lavorative presenti.
La presa si effettua dall’apertura della Sala di studio, fino a 30 minuti prima della chiusura della stessa.
Il numero dei pezzi richiesti per la consultazione o la riproduzione, può subire limitazioni per motivi contingenti.
È ammessa la consultazione di un solo pezzo per volta. Per la consultazione simultanea di pezzi complementari (ad es. rubriche e atti) occorre l’assenso del personale di Sala di studio.
La consultazione dei documenti è strettamente personale e non è consentito scambiarsi le unità documentarie senza autorizzazione del personale di Sala di studio.
Consultabilità dei documenti
La consultabilità dei documenti d’archivio è regolata dagli artt. 122-127 del D. Lgs. n. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, secondo il quale:
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili con eccezione di:
- quelli riservati per motivi di politica interna e estera, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- quelli contenenti dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale (dati sensibili), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- quelli contenenti dati personali idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale e i rapporti riservati di tipo familiare (dati sensibilissimi), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.
- quelli relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
- quelli versati ai sensi dell’articolo 41, comma 2 del Codice, fino allo scadere dei termini indicati al comma 1 dello stesso articolo.
Il Ministro dell’Interno, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato competente e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’Interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli Archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini indicati. L’autorizzazione è rilasciata, a parità di condizioni, ad ogni richiedente.
I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.
A tali disposizioni sono assoggettati anche gli archivi e i documenti di proprietà privata depositati negli archivi di Stato o agli archivi medesimi donati o venduti o lasciati in eredità o legato. I depositanti e coloro che donano o vendono o lasciano in eredità o legato i documenti possono anche stabilire la condizione della non consultabilità di tutti o di parte dei documenti dell’ultimo settantennio. Tale limitazione non opera nei riguardi dei depositanti, dei donanti, dei venditori e di qualsiasi altra persona da essi designata.
La domanda, in carta semplice, va inoltrata alla Prefettura locale per il tramite dell’Archivio di Stato.
Nella domanda sono da indicare le generalità del richiedente, gli estremi di un documento di riconoscimento, il titolo di studio, la qualifica professionale, l’argomento della ricerca, lo scopo della ricerca, le segnature archivistiche e le unità archivistiche di cui si chiede la consultazione, nonché eventuali ulteriori elementi che possano consentire la concessione dell’autorizzazione, per le finalità della ricerca stessa (Progetto di ricerca).
Per informazioni sulle riproduzioni e sulle loro eventuali pubblicazioni, si veda la pagina dedicata.
